Az Emléktár projekt megvalósítása során a BeeTree csapat az adminisztrációs háttér kialakításában vett részt, hogy az egyesület munkatársai energiájukat a szakmai program megvalósítására tudják fordítani. Az operatív személyzet hiánya sokszor megnehezíti, hogy a szakmai részre koncentrálhasson a csapat, ezért nagy segítséget jelentettek a sablonminták, de természetesen azon felül is van adminisztrációs teendő.
Az adminisztrációs struktúra felépítéséhez a projekt menedzserrel és a projektasszisztenssel közösen a hétről hétre megvalósuló találkozások során áttekintettük az összes tevékenységet, és beazonosítottuk, hogy melyik fázisban milyen dokumentációra lesz szükség. Felmértük, hogy a hatályos magyar jogszabályoknak, illetve a pályázati kiírásnak megfelelően mit és hogyan kell dokumentálni az egyes program elemeknél. A következő lépésben elkészítettük a dokumentum sablonokat az egyszerűsített foglalkoztatás, az önkéntesekkel kapcsolatos adminisztráció, átnéztük, hogy milyen dokumentáció szükséges az eszközbeszerzések, a szolgáltatások megvásárlása programelemekhez. Készült továbbá egy cash-flow táblázat, melyben folyamatában lehet a költéseket tervezni és követni.
A projekt vezetői megismerték dokumentum sablonokat, és betanulták használatukat. A következő időben heti gyakorisággal átnézzük a dokumentációt a csapattal.